Introduction
Au coeur des nouvelles dynamiques de communication, les emojis ont radicalement transformé notre manière de communiquer. Ces petits pictogrammes colorés, se déclinant aujourd’hui par milliers, ont envahi nos écrans et sont devenus un outil essentiel pour exprimer nos émotions, nos avis et nos idées de la manière la plus colorée et créative possible. Cet article se propose de vous guider dans un usage optimal des emojis dans le cadre de vos communications professionnelles via la plateforme Outlook.
Que sont les emojis ?
Le terme emoji, emprunté au japonais, se réfère à des images ou des icones numériques utilisées pour exprimer une émotion, une idée ou un sentiment dans les messages électroniques et sur le web. Originellement créés au Japon dans les années 1990, ils ont pris leur essor avec l’avènement des smartphones et des réseaux sociaux. Aujourd’hui, ils font partie intégrante de notre communication digitale, la rendant plus nuancée et plus expressive.
Le pouvoir des emojis dans la communication moderne
Les emojis ont le pouvoir d’humaniser notre communication virtuelle. En effet, ils permettent d’ajouter un élément émotionnel à notre communication textuelle qui, par défaut, peut manquer d’expressivité. Ils permettent, ainsi, de transmettre plus précisément nos intentions, d’éviter les possibles malentendus, de marquer la joie, la tristesse, l’humour, etc. Ils nous permettent également de communiquer rapidement, en utilisant une image pour exprimer une idée complexe qui pourrait autrement nécessiter de nombreuses phrases.
Découverte d’Outlook
L’essentiel sur Outlook
Microsoft Outlook, l’un des gestionnaires de messagerie les plus utilisés au monde, apporte une valeur ajoutée aux communications professionnelles. Grâce à ses multiples fonctionnalités, il facilite l’envoi d’emails, la planification des réunions, la gestion des tâches, l’organisation des contacts et plus encore. Il comprend non seulement une interface de messagerie puissante et hautement personnalisable, mais aussi un calendrier intégré pour gérer les rendez-vous, un carnet d’adresses pour organiser les contacts, et des outils pour la création de tâches et de notes. Et bonne nouvelle pour les adeptes des emojis, ces petits pictogrammes y ont bien évidemment trouvé leur place.
Comment utiliser Outlook pour une communication optimisée
Outlook est un outil de travail complet. Que ce soit pour envoyer un briefing détaillé à un collègue, organiser une webconférence ou encore partager un document important, cette plateforme offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour une communication fluide et performante. De plus, la possibilité de synchroniser Outlook avec d’autres applications Microsoft, comme Word ou Excel, ainsi qu’avec d’autres services en ligne, tels que Google Drive ou Dropbox, rend ce logiciel encore plus versatile et puissant pour répondre à vos besoins professionnels.
Localiser les emojis dans Outlook
L’intégration des emojis dans Outlook rend la rédaction des messages plus vivante et plus attrayante. Ils peuvent être facilement incorporés dans les emails via l’option « Insertion » accessible depuis le menu principal lors de la composition d’un nouvel email. Cette fonctionnalité, assez intuitive, est pensée pour donner de la fluidité à votre processus de rédaction sans perturber votre flux de travail.
Maitrise de l’utilisation des emojis dans Outlook
Les étapes d’insertion des emojis
Insérer un emoji dans Outlook est un jeu d’enfant. Il suffit simplement de cliquer sur « Nouveau message », ensuite sur l’onglet « Insérer », puis « Symboles » et enfin « Autres symboles ». Une fenêtre s’ouvrira alors, vous offrant une panoplie d’emojis à choisir selon votre convenance. Double-cliquez simplement sur l’emoji que vous souhaitez insérer ou sélectionnez-le et cliquez sur « Insérer ». Et voilà, vous avez réussi à donner un coup de fun à votre message.
Les règles d’or pour l’utilisation des emojis
Il est important de souligner que l’utilisation des emojis diffère en fonction du contexte. Si dans un contexte non formel, il est tout à fait acceptable d’utiliser un grand nombre d’emojis de différentes sortes, dans un contexte professionnel, c’est une toute autre affaire. Il est conseillé de rester sobre et professionnel en choisissant des emojis pertinents et en évitant ceux susceptibles d’être mal interprétés ou considérés comme non professionnels. Il est également important de limiter le nombre d’emojis utilisés pour ne pas surcharger le message et risquer de diluer le message que vous tentez de communiquer.
Le sens de certains emojis populaires
Il est primordial de bien comprendre le sens des emojis avant de les utiliser. Par exemple, un pouce levé (👍) est généralement interprété comme un signe d’approbation ou d’accord, un visage qui sourit (😊) exprime la joie ou le bonheur, et un coeur (❤️) peut véhiculer de l’amour, de l’amitié ou de l’appréciation. Cependant, certaines emojis peuvent avoir différents sens en fonction du contexte et de la culture, donc assurez-vous de bien connaître l’emoji que vous utilisez pour éviter tout malentendu.
L’impact des emojis sur votre communication
Personnaliser la communication
Un message professionnel parsemé d’emojis bien choisis peut devenir plus vivant et plus chaleureux. L’usage des emojis donne à vos écrits une empreinte personnelle, ce qui les rend plus engageants et plus attrayants. En aidant à transmettre des nuances émotionnelles qui peuvent être perdues dans un corréspondance électronique écrite, les emojis peuvent vous aider à créer une connexion plus forte avec le destinataire.
Exprimer les émotions
Les emojis permettent d’exprimer une pléiade d’émotions qui auraient été difficiles à communiquer par le texte seul. Que ce soit pour exprimer la joie, la surprise, le mécontentement ou encore l’enthousiasme, vous trouverez toujours un emoji prêt à traduire votre état d’esprit. Cependant, il est essentiel de ne pas s’appuyer trop fortement sur les emojis pour exprimer des émotions ou des idées importantes. Les emojis doivent toujours être utilisés en complément du texte, et non pas comme une substitution à une communication écrite claire et précise.
Augmenter la réactivité
D’après plusieurs études, les emails contenant des emojis obtiennent des taux de réponse plus élevés de la part des destinataires. L’explication est simple : les emojis rendent la lecture plus agréable et plus engageante, ce qui pousse naturellement le destinataire à réagir et à répondre. Ils offrent également une possibilité de briser la monotonie du texte brut et d’introduire un élément visuel stimulant. Cela attirera l’attention du destinataire, augmentant ainsi la probabilité qu’ils liront et répondront à votre message.
Les éventuelles erreurs à éviter avec l’usage des emojis
Interprétation culturelle des emojis
Tout comme les mots, les emojis peuvent avoir des interprétations culturelles différentes. Par exemple, le geste de la main « OK » (👌), qui est généralement interprété comme un signe d’accord dans de nombreux pays, peut être offensant dans d’autres. Il est donc toujours préférable de s’assurer que le destinataire de votre message comprendra bien l’emoji utilisé de la même manière que vous le faites vous-même. Cette précaution est particulièrement nécessaire lorsque vous communiquez avec des interlocuteurs de différentes cultures ou pays.
Limiter l’usage des emojis
Dans un contexte professionnel, l’utilisation excessive des emojis peut créer une image non professionnelle et immature. Il est donc crucial d’en faire un usage modéré et bien réfléchi. C’est une question d’équilibre – les utiliser trop peu peut rendre votre communication sèche et impersonnelle, mais les utiliser trop peut sembler irrespectueux ou non professionnel. Le but est d’utiliser les emojis pour enrichir votre communication, pas pour la dominer.
En guise de conclusion
Points essentiels à retenir
L’usage judicieux des emojis dans la communication professionnelle peut s’avérer être une stratégie payante. Néanmoins, une utilisation inappropriée ou excessive peut nuire à l’image professionnelle. Il est donc essentiel de faire preuve de bon sens et de discernement dans leur utilisation. Souvenez-vous que l’essence de la communication professionnelle repose sur la clarté, la concision et le respect. Les emojis peuvent aider à atteindre ces objectifs, mais seulement s’ils sont utilisés à bon escient.
Invitation à l’action
Alors, prêt à donner une nouvelle dimension à vos emails ? Allez-y, utilisez les emojis pour agrémenter vos communications dans Outlook, mais rappelez-vous de toujours le faire avec modération. Comprenez bien les nuances de chaque emoji et utilisez-les de manière appropriée pour enrichir votre communication, et non pour la détourner. Happy emailing 😊 !
